Việc tìm được văn phòng làm việc để đạt được hiệu quả trong kinh doanh chưa bao giờ là dễ dàng đối với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp mới mở. 7 bước hướng dẫn dưới đây sẽ giúp bạn tìm được văn phòng chuyên nghiệp một cách hiệu quả.
1. Ngân sách và thời gian thuê
Chi phí thuê văn phòng sẽ tác động rất lớn đến tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, thế nên, ngân sách dự tính là điểm quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý đầu tiên. Nguồn ngân sách dự tính được xác định rõ ràng, khoảng thời gian thuê được chắn chắn ngay từ ban đầu sẽ giúp bạn chọn lựa được giữa thuê một văn phòng trong tòa nhà cao ốc, văn phòng nhà phố hay một văn phòng tại khu công nghệ tập trung. Nếu bạn xác định sẽ thuê lâu dài sẽ rất có lợi cho bạn bởi bạn sẽ nhận được ưu đãi từ người cho thuê nếu bạn biết cách thương lượng về hợp đồng (xem bước 7).
2. Địa điểm văn phòng
Vị trí lý tưởng để đặt văn phòng tùy thuộc vào lĩnh vực kinh doanh, chiến lược kinh doanh, quảng bá hình ảnh của công ty. Thứ nhất, về lĩnh vực kinh doanh và chiến lược kinh doanh, hoạt động kinh doanh của bạn cần nơi yên tĩnh, ít dân cư hay nơi sôi động, thúc đẩy nhu cầu mua sắm, ăn uống và các loại hình dịch vụ khác. Thứ hai, chiến lược quảng bá hình ảnh doanh nghiệp, nếu bạn cần đưa danh tiếng của công ty lên một tầm cao mới, đánh bóng tên tuổi thì cần chọn những nơi đắc địa ở trung tâm thành phố hoặc khu văn phòng cho thuê danh tiếng. Việc này không chỉ có lợi cho bạn về doanh thu doanh nghiệp mà còn hút cả nguồn nhân lực chất lượng, góp phần phát triển doanh nghiệp.
Ngoài những điều trên, bạn có thể xem thêm về uy tín nơi cho thuê và vài yếu tố phong thủy như đường xá thông thoáng, không khí lưu thông tốt (nhất là nơi có cây xanh) tạo cảm giác thoải mái cho người làm việc nhằm đem lại sự dễ chịu và may mắn trong công việc.
3. Diện tích văn phòng
Diện tích văn phòng lớn hay nhỏ sẽ dựa trên số lượng nhân viên. Trên thực tế, các doanh nghiệp thường chia không gian làm việc cho mỗi nhân viên là 4 m2 (bao gồm diện tích bộ phận công cộng, bộ phận phụ trợ, phục vụ và kỹ thuật). Lưu ý, một số chủ đầu tư tòa cao ốc hoặc khu văn phòng tập trung sẽ yêu cầu bạn chi trả cả diện tích sử dụng chung như hành lang, khu vệ sinh…Sự chênh lệch giữa hai phần phòng sở hữu và diện tích dùng chung có thể hơn 20% tổng giá trị tiền thuê. Thế nên, bạn nên tính toán diện tích và thương lượng kỹ càng với bên cho thuê để tránh phát sinh mâu thuẫn về sau.
Ngoài ra, diện tích văn phòng cũng chịu ảnh hưởng bởi kế hoạch phát triển lâu dài của công ty. Nếu công ty muốn mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh thì cần xác định trước khi thuê để đưa điều kiện vào thương lượng với chủ cho thuê nhằm giảm thiểu chi phí phát sinh hoặc phải chuyển văn phòng trong thời gian ngắn.
4. Thời gian làm việc
Mỗi chủ đầu tư của tòa cao ốc, khu tập trung hay chủ cho thuê văn phòng đều sẽ có những quy định riêng về thời gian mở cửa. Vì vậy, tùy vào tính chất công việc, bạn nên thương thảo kỹ trong hợp đồng để phân bố thời gian 24/24h hay 8 tiếng/ngày. Ngoài ra, bạn nên tính thêm thời gian phát sinh và thương lượng chi phí ngoài giờ hợp lý với ngân sách.
5. Cơ sở hạ tầng, dịch vụ, chi phí cộng thêm
Khi chọn văn phòng cho thuê, bạn nhất thiết phải đặt vấn đề về các dịch vụ tiện ích đi kèm bôi trơn hoạt động của doanh nghiệp như: phí quản lí, chỗ để xe, sửa chữa và trang trí phòng, điện, nước, điều hòa, internet, rác…
Về phí quản lí: nếu thuê văn phòng trong tòa cao ốc hoặc khu văn phòng tập trung bạn có thể trả thêm một khoản phí cho bộ phận bảo vệ, bảo trì, tiếp tân, điện, nước, internet.
Về chỗ để xe: bạn cần biết về số lượng được gửi và giá cả. Nếu chỗ cho thuê không đáp ứng được nhu cầu gửi xe của doanh nghiệp bạn thì họ có thể giới thiệu chỗ để xe hợp lý cho từng phương tiện giao thông với giá cả phải chăng và gần với vị trí được thuê.
Sửa chữa và trang trí phòng: Trước khi chuyển phòng, công ty của bạn có thể bỏ ra một khoản chi phí để sửa chữa và trang trí lại cho phù hợp với mục đích, văn hóa công ty. Việc này có thể tốn từ nửa tháng đến 2 tháng nên bạn có thể thương lượng với chủ đầu tư miễn phí hoặc giảm bớt chi phí thuê trong thời gian sửa chữa, hỗ trợ một phần chi phí cho việc sửa chữa và trang trí lại phòng.
6. Nội thất văn phòng
Khi chuyển văn phòng mới, có nhiều yếu tố như tường, kính, cột…có thể phù hợp hoặc không phù hợp với công ty của bạn nên việc thực hiện thiết kế nội thất phòng là điều hết sức cần thiết. Nếu bạn có công ty nội thất thực hiện thiết kế nội thất văn phòng thì cũng có thể tham khảo ý kiến của các kiến trúc sư từ chủ đầu tư để tránh được những rủi ro nếu có.
7. Mẹo thương lượng hợp đồng
Văn phòng công ty được coi là bộ mặt của công ty thế nên quá trình tìm kiếm văn phòng thực sự là thử thách không đơn giản. Nếu bạn chưa có kinh nghiệp trong quy trình tìm kiếm và thương lượng hợp đồng thì có thể thông qua văn phòng luật sư uy tín khảo cứu hợp đồng cũng như tư vấn địa điểm (sẽ tốn chi phí cao hơn là bạn tự tìm và thương lượng với chủ đầu tư). Nếu tự thương lượng với bên cho thuê, bạn nên chốt kỹ việc giữ nguyên giá thuê trong 2 hoặc 3 năm đầu nếu ký hợp đồng dài hạn. Sau thời gian giữ nguyên giá, chủ thuê có thể tăng giảm giá tùy theo thị trường. Tuy nhiên, để tránh trường hợp tăng giá quá cao, bạn có thể quy định rõ ràng trong hợp đồng về việc tăng không quá bao nhiêu phần trăm: 10%, 20%...
Chiến lược đem lại dịch vụ tốt nhất cho khách hàng luôn là tiêu chí hàng đầu của các chủ đầu tư, nên bạn đừng ngại thương lượng để có được vị trí phòng tốt nhất với chi phí hợp lý nhất về diện tích thuê (diện tích riêng và chung), tiện ích hỗ trợ, phí sửa chữa, ưu đãi dành riêng cho người thuê dài hạn…
1. Ngân sách và thời gian thuê
Chi phí thuê văn phòng sẽ tác động rất lớn đến tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, thế nên, ngân sách dự tính là điểm quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý đầu tiên. Nguồn ngân sách dự tính được xác định rõ ràng, khoảng thời gian thuê được chắn chắn ngay từ ban đầu sẽ giúp bạn chọn lựa được giữa thuê một văn phòng trong tòa nhà cao ốc, văn phòng nhà phố hay một văn phòng tại khu công nghệ tập trung. Nếu bạn xác định sẽ thuê lâu dài sẽ rất có lợi cho bạn bởi bạn sẽ nhận được ưu đãi từ người cho thuê nếu bạn biết cách thương lượng về hợp đồng (xem bước 7).
2. Địa điểm văn phòng
Vị trí lý tưởng để đặt văn phòng tùy thuộc vào lĩnh vực kinh doanh, chiến lược kinh doanh, quảng bá hình ảnh của công ty. Thứ nhất, về lĩnh vực kinh doanh và chiến lược kinh doanh, hoạt động kinh doanh của bạn cần nơi yên tĩnh, ít dân cư hay nơi sôi động, thúc đẩy nhu cầu mua sắm, ăn uống và các loại hình dịch vụ khác. Thứ hai, chiến lược quảng bá hình ảnh doanh nghiệp, nếu bạn cần đưa danh tiếng của công ty lên một tầm cao mới, đánh bóng tên tuổi thì cần chọn những nơi đắc địa ở trung tâm thành phố hoặc khu văn phòng cho thuê danh tiếng. Việc này không chỉ có lợi cho bạn về doanh thu doanh nghiệp mà còn hút cả nguồn nhân lực chất lượng, góp phần phát triển doanh nghiệp.
Ngoài những điều trên, bạn có thể xem thêm về uy tín nơi cho thuê và vài yếu tố phong thủy như đường xá thông thoáng, không khí lưu thông tốt (nhất là nơi có cây xanh) tạo cảm giác thoải mái cho người làm việc nhằm đem lại sự dễ chịu và may mắn trong công việc.
3. Diện tích văn phòng
Diện tích văn phòng lớn hay nhỏ sẽ dựa trên số lượng nhân viên. Trên thực tế, các doanh nghiệp thường chia không gian làm việc cho mỗi nhân viên là 4 m2 (bao gồm diện tích bộ phận công cộng, bộ phận phụ trợ, phục vụ và kỹ thuật). Lưu ý, một số chủ đầu tư tòa cao ốc hoặc khu văn phòng tập trung sẽ yêu cầu bạn chi trả cả diện tích sử dụng chung như hành lang, khu vệ sinh…Sự chênh lệch giữa hai phần phòng sở hữu và diện tích dùng chung có thể hơn 20% tổng giá trị tiền thuê. Thế nên, bạn nên tính toán diện tích và thương lượng kỹ càng với bên cho thuê để tránh phát sinh mâu thuẫn về sau.
 |
| Văn phòng sáng tạo sẽ là nơi bôi trơn cho cả hệ thống. Ảnh: Internet |
4. Thời gian làm việc
Mỗi chủ đầu tư của tòa cao ốc, khu tập trung hay chủ cho thuê văn phòng đều sẽ có những quy định riêng về thời gian mở cửa. Vì vậy, tùy vào tính chất công việc, bạn nên thương thảo kỹ trong hợp đồng để phân bố thời gian 24/24h hay 8 tiếng/ngày. Ngoài ra, bạn nên tính thêm thời gian phát sinh và thương lượng chi phí ngoài giờ hợp lý với ngân sách.
5. Cơ sở hạ tầng, dịch vụ, chi phí cộng thêm
Khi chọn văn phòng cho thuê, bạn nhất thiết phải đặt vấn đề về các dịch vụ tiện ích đi kèm bôi trơn hoạt động của doanh nghiệp như: phí quản lí, chỗ để xe, sửa chữa và trang trí phòng, điện, nước, điều hòa, internet, rác…
Về phí quản lí: nếu thuê văn phòng trong tòa cao ốc hoặc khu văn phòng tập trung bạn có thể trả thêm một khoản phí cho bộ phận bảo vệ, bảo trì, tiếp tân, điện, nước, internet.
Về chỗ để xe: bạn cần biết về số lượng được gửi và giá cả. Nếu chỗ cho thuê không đáp ứng được nhu cầu gửi xe của doanh nghiệp bạn thì họ có thể giới thiệu chỗ để xe hợp lý cho từng phương tiện giao thông với giá cả phải chăng và gần với vị trí được thuê.
Sửa chữa và trang trí phòng: Trước khi chuyển phòng, công ty của bạn có thể bỏ ra một khoản chi phí để sửa chữa và trang trí lại cho phù hợp với mục đích, văn hóa công ty. Việc này có thể tốn từ nửa tháng đến 2 tháng nên bạn có thể thương lượng với chủ đầu tư miễn phí hoặc giảm bớt chi phí thuê trong thời gian sửa chữa, hỗ trợ một phần chi phí cho việc sửa chữa và trang trí lại phòng.
6. Nội thất văn phòng
Khi chuyển văn phòng mới, có nhiều yếu tố như tường, kính, cột…có thể phù hợp hoặc không phù hợp với công ty của bạn nên việc thực hiện thiết kế nội thất phòng là điều hết sức cần thiết. Nếu bạn có công ty nội thất thực hiện thiết kế nội thất văn phòng thì cũng có thể tham khảo ý kiến của các kiến trúc sư từ chủ đầu tư để tránh được những rủi ro nếu có.
7. Mẹo thương lượng hợp đồng
Văn phòng công ty được coi là bộ mặt của công ty thế nên quá trình tìm kiếm văn phòng thực sự là thử thách không đơn giản. Nếu bạn chưa có kinh nghiệp trong quy trình tìm kiếm và thương lượng hợp đồng thì có thể thông qua văn phòng luật sư uy tín khảo cứu hợp đồng cũng như tư vấn địa điểm (sẽ tốn chi phí cao hơn là bạn tự tìm và thương lượng với chủ đầu tư). Nếu tự thương lượng với bên cho thuê, bạn nên chốt kỹ việc giữ nguyên giá thuê trong 2 hoặc 3 năm đầu nếu ký hợp đồng dài hạn. Sau thời gian giữ nguyên giá, chủ thuê có thể tăng giảm giá tùy theo thị trường. Tuy nhiên, để tránh trường hợp tăng giá quá cao, bạn có thể quy định rõ ràng trong hợp đồng về việc tăng không quá bao nhiêu phần trăm: 10%, 20%...
Chiến lược đem lại dịch vụ tốt nhất cho khách hàng luôn là tiêu chí hàng đầu của các chủ đầu tư, nên bạn đừng ngại thương lượng để có được vị trí phòng tốt nhất với chi phí hợp lý nhất về diện tích thuê (diện tích riêng và chung), tiện ích hỗ trợ, phí sửa chữa, ưu đãi dành riêng cho người thuê dài hạn…
ITP OFFICE
