Kinh nghiệm khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời

Ngày nay không gian ngoài trời đang trở thành xu hướng lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện. Nhưng thực tế thì không phải người tổ chức sự kiện nào cũng có bản lĩnh lựa chọn hình thức này. Khi tổ chức sự kiện ngoài trời, nhà tổ chức phải đối phó với hằng hà sa số những rủi ro có thể gây vỡ sự kiện. Dưới đây là một số điều cần lưu ý khi bạn thuê địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời.

Thời tiết

Đối với những sự kiện ngoài trời thời tiết cũng góp phần tạo nên thành công của sự kiện. Mưa nắng thất thường của thời tiết miền nam luôn là cơn ác mộng mỗi khi bạn chọn tổ chức sự kiện ngoài trời. Một trận mưa rào sẽ cuốn bay những kế hoạch vui chơi hoành tráng, hay bàn tiệc đã được trang trí cẩn thận. Vì vậy, hãy cân nhắc thật kỹ ý tưởng tổ chức sự kiện ngoài trời. Tốt nhất bạn nên xem dự báo thời tiết trước và phải chắc chắn rằng bạn luôn cần có phương án dự trù nếu thời tiết xấu như quá nắng nóng hoặc mưa thất thường.

Bãi giữ xe

Địa điểm tổ chức sự kiện mà bạn thuê có chỗ dừng đỗ xe cho nhà tài trợ hoặc khách hàng không? Nếu không thì cần phải bố trí 1 khu vực đỗ xe.
So với tổ chức sự kiện tại khách sạn có sẵn bãi để xe và có phương án nếu lượng xe quá nhiều thì khi tổ chức sự kiện ngoài trời thì vấn đề giữ xe trở nên quan trọng và phức tạp hơn. Tuy nhiên điều này hoàn toàn có thể tính toán được và chuẩn bị tốt. Dựa trên số lượng người mà bạn dự định sẽ tham gia sự kiện để tính ra số lượng xe và phân bố, sắp xếp các bãi giữ xe ở quanh khu vực tổ chức, giúp tránh ùn tắc tại sự kiện và giúp ngươi tham gia thuận lợi hơn.

Không gian
Tổ chức sự kiện ngoài trời, đem lại cho người tham gia cảm giác tự do, gần gũi với thiên nhiên, tạo không khí cởi mở, thỏa sức trang trí bày biện… tạo ra nhiều ý tưởng độc đáo, lạ trong sự kiện.Tuy nhiên ngoài những ưu điểm trên thì còn một số vấn đề khác mà các công ty tổ chức sự kiện cần lưu ý việc cải tạo không gian sao cho phù hợp với sự kiện đồng thời có thể thực hiện sự khác biệt độc đáo tạo nên được hình ảnh sâu đậm và ấn tượng trong tâm trí khách tham dự và công chúng.

Kinh nghiệm khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời

Tiện lợi về mặt địa lý

Trước khi quyết định thuê địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời bạn cần tìm hiểu xem giao thông tại địa điểm có thuận lợi cho người tham dự không?
Chọn lựa địa điểm tổ chức event không nên quá xa khu vực những người tham dự sinh sống. Ví dụ nếu bạn tổ chức lễ hội âm nhạc ngoài trời dành cho các bạn sinh viên ở làng đại học Thủ Đức thì nên lựa chọn khu vực kí túc xá, trường học, hoặc các địa điểm tổ chức sự kiện ở các quận lân cận là lý tưởng nhất, nếu bạn tổ chức ở sân vận động  Quân khu 7 thì lại không phù hợp cho việc di chuyển của họ.

Vấn đề an ninh, an toàn

Trong lúc khảo sát địa điểm bạn hãy chú ý quan sát và dò hỏi, phải đảm bảo rằng địa điểm tổ chức có đủ phương tiện chữa cháy như bình chữa cháy, vòi phun áp trần, thiết bị báo cháy, cửa thoát hiểm, nhân viên bảo vệ,... Nên chọn những địa điểm có nhiều lối thoát và cách bệnh viện gần nhất không quá 30 phút di chuyển. Nếu bạn dự định tổ chức event tại một nơi cách xa trung tâm thì nhất thiết phải có xe cứu thương  và bác sĩ đi kèm.

Điều khoản thanh toán và giá thuê

Các điều khoản đặt cọc, thanh toán và giá thuê địa điểm tổ chức sự kiện
Khi bắt đầu khảo sát về địa điểm thuê, bạn cũng cần lưu ý tới các vấn đề liên quan tới đặt cọc và thanh toán như: số tiền đặt cọc, thời gian đặt cọc, bồi thường nếu hủy đặt cọc, thanh toán sau sự kiện…
Bạn cần yêu cầu có hợp đồng hoặc biên bản đi kèm để đảm bảo tính xác thực và uy tín.

Ngày nay, việc tổ chức sự kiện ngoài trời không còn quá xa lạ với mọi người. Hình thức này được áp dụng trong các dịp lễ hội, quảng cáo sản phẩm, chương trình ca nhạc,… hay gần gũi hơn là tổ chức tiệc cưới, sinh nhật,… Bằng việc tổ chức ngoài trời, đem lại cho người tham gia cảm giác tự do, gần gũi với thiên nhiên, tạo không khí cởi mở. Bên cạnh đó là góp phần truyền tải thông điệp quảng cáo một cách rộng rãi. Nắm bắt được nhu cầu này Khu công nghê phần mềm ĐHQG – ITP cho ra đời dịch vụ cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời. Với không gian rộng lớn, thoáng mát, vị trí địa lí thuận lợi khi tiếp giáp với các trục đường giao thông lớn đội ngũ nhân viên ITP luôn cố gắng hết mình hỗ trợ khách hàng để chính bạn cảm thấy hài lòng nhất.

ITP cho ra đời dịch vụ cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời.